The Tolno Education Trust (“we”, “us”, “our”) is committed to protecting your privacy.
This policy explains what personal data we collect when you contact us or support our work,
how we use it, and the rights you have. We handle personal data in line with the
UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) and the Data Protection Act 2018.
1. Who we are
The Tolno Education Trust is a charity registered in England and Wales
(registered charity no. 1205943). We are the “data controller”
responsible for your personal data. You can reach us at
tolnoeducation@gmail.com for any question
about this policy or your personal data.
2. The personal data we collect
We only collect personal data that you choose to give us. This may include:
Information you send us by email — for example your name, email address and the content of your message when you contact us or offer to donate books.
Donation information — when you donate by bank transfer or through PayPal we may receive your name and the amount you gave. Your card and bank details are handled securely by our bank and by PayPal; we never see or store your full card or bank account details.
This website has no contact forms, no user accounts and no online shop, so we do not
collect personal data automatically through the site beyond what is described below.
3. Cookies, analytics and third-party services
Cookies and similar storage are small pieces of information kept in your browser. We use two kinds:
Essential storage (no consent needed). We store your language choice (English or French) and your cookie decision in your browser. These are strictly necessary — they let the site work and let us remember your choice — so they do not require consent. They hold no personal information and are never shared.
Analytics cookies (only with your consent). If you agree, we use Google Analytics 4 to understand how visitors use the site — for example which pages are viewed, how people arrive, the approximate region they are in, and what device and browser they use. This includes Google’s “enhanced measurement” (such as page views, scrolling, outbound link clicks and file downloads). We use this only in aggregate to improve the site — never to identify you personally.
When you first visit, a banner asks whether you accept analytics cookies.
Google Analytics does not load unless you choose “Accept.” You can decline, and you
can change your mind at any time using the “Cookie preferences” link in the footer.
If you decline, no analytics cookies are set.
Google Analytics processes this data on our behalf. Google derives an approximate location from your
IP address but does not store the IP address itself in Google Analytics 4. To learn
more, or to opt out across all sites, see Google’s privacy policy
and Google’s Analytics opt-out browser add-on.
Fonts. The site’s fonts are served by Google Fonts. To deliver them, Google may receive your IP address. See Google’s privacy policy.
PayPal. If you choose to donate via PayPal, you are taken to PayPal’s own website and your payment is handled under PayPal’s privacy policy.
4. How and why we use your data
We use your personal data only to:
respond to your enquiries and correspond with you;
arrange and acknowledge donations of money or books; and
keep proper financial and charity records.
Our lawful bases for this are our legitimate interests in running the charity
and replying to people who contact us, and our legal obligations under charity
and tax law to keep accurate records. For analytics cookies, our lawful basis is
your consent, which you give through the cookie banner and can withdraw at any time.
We do not send marketing emails or newsletters, and we do not use your data for
automated decision-making or profiling.
5. Sharing your data
We never sell or rent your personal data. We only share it where necessary with the service
providers that help us operate — for example our bank, PayPal, and our email provider (Google) —
or where we are required to by law. Some of these providers may process data outside the UK;
where they do, they are required to protect it to a standard equivalent to UK data protection law.
6. How long we keep your data
We keep email correspondence only for as long as we need it to deal with your enquiry.
Records relating to donations and our finances are kept for at least 6 years
to meet UK charity and tax requirements, after which they are securely deleted or anonymised.
Where you have consented to analytics, Google Analytics retains the underlying event data for up to
14 months, after which it is automatically deleted; aggregated, non-identifying
reports may be kept for longer.
7. Your rights
Under UK data protection law you have the right to:
ask for a copy of the personal data we hold about you;
ask us to correct data that is wrong or incomplete;
ask us to delete your data, or to restrict or object to how we use it;
ask us to transfer your data to another organisation; and
withdraw any consent you have given, at any time.
To exercise any of these rights, email us at
tolnoeducation@gmail.com. We will respond within one month.
8. Complaints
If you have a concern about how we handle your data, please contact us first so we can put it right.
You also have the right to complain to the Information Commissioner’s Office (ICO), the UK’s data
protection regulator, at ico.org.uk
or on 0303 123 1113.
9. Keeping your data secure
We take reasonable steps to keep your personal data safe and to prevent unauthorised access,
loss or misuse. No method of transmission over the internet is completely secure, but we work to
protect the limited information we hold.
10. Children
This website is not directed at children and we do not knowingly collect personal data from
children through it. If you believe a child has sent us personal data, please contact us and we
will delete it.
11. Changes to this policy
We may update this policy from time to time. Any changes will be posted on this page with a
revised “last updated” date above.
Le Tolno Education Trust (« nous ») s’engage à protéger votre vie privée. Cette politique
explique quelles données personnelles nous recueillons lorsque vous nous contactez ou soutenez
notre action, comment nous les utilisons et quels sont vos droits. Nous traitons les données
personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni
(UK GDPR) et au Data Protection Act 2018.
1. Qui nous sommes
Le Tolno Education Trust est une association caritative enregistrée en Angleterre et au pays de
Galles (n° 1205943). Nous sommes le « responsable du traitement » de vos
données personnelles. Vous pouvez nous joindre à
tolnoeducation@gmail.com pour toute question relative
à cette politique ou à vos données.
2. Les données personnelles que nous recueillons
Nous ne recueillons que les données que vous choisissez de nous communiquer, à savoir :
Les informations que vous nous envoyez par e-mail — par exemple votre nom, votre adresse e-mail et le contenu de votre message lorsque vous nous contactez ou proposez de faire don de livres.
Les informations relatives aux dons — lorsque vous faites un don par virement bancaire ou via PayPal, nous pouvons recevoir votre nom et le montant donné. Vos coordonnées bancaires sont traitées de façon sécurisée par notre banque et par PayPal ; nous ne voyons ni ne conservons jamais vos coordonnées bancaires complètes.
Ce site ne comporte aucun formulaire de contact, aucun compte utilisateur et aucune boutique en
ligne ; nous ne recueillons donc pas automatiquement de données personnelles au-delà de ce
qui est décrit ci-dessous.
3. Cookies, analyse et services tiers
Les cookies et technologies similaires sont de petites informations conservées dans votre navigateur. Nous en utilisons deux types :
Stockage essentiel (sans consentement). Nous conservons votre choix de langue (anglais ou français) et votre décision concernant les cookies dans votre navigateur. Ils sont strictement nécessaires — ils permettent au site de fonctionner et de mémoriser votre choix — et ne requièrent donc pas de consentement. Ils ne contiennent aucune information personnelle et ne sont jamais partagés.
Cookies d’analyse (uniquement avec votre consentement). Si vous l’acceptez, nous utilisons Google Analytics 4 pour comprendre comment les visiteurs utilisent le site — par exemple quelles pages sont consultées, comment les personnes arrivent, leur région approximative, ainsi que l’appareil et le navigateur utilisés. Cela inclut la « mesure améliorée » de Google (comme les pages vues, le défilement, les clics vers l’extérieur et les téléchargements de fichiers). Nous ne l’utilisons que de manière agrégée pour améliorer le site — jamais pour vous identifier personnellement.
Lors de votre première visite, une bannière vous demande si vous acceptez les cookies d’analyse.
Google Analytics ne se charge pas tant que vous n’avez pas choisi « Accepter ».
Vous pouvez refuser, et changer d’avis à tout moment grâce au lien
« Préférences cookies » dans le pied de page. Si vous refusez, aucun cookie
d’analyse n’est déposé.
Polices de caractères. Les polices du site sont fournies par Google Fonts. Pour les livrer, Google peut recevoir votre adresse IP. Voir la politique de confidentialité de Google.
PayPal. Si vous choisissez de faire un don via PayPal, vous êtes redirigé vers le site de PayPal et votre paiement est traité selon la politique de confidentialité de PayPal.
4. Comment et pourquoi nous utilisons vos données
Nous utilisons vos données personnelles uniquement pour :
répondre à vos demandes et échanger avec vous ;
organiser et accuser réception des dons d’argent ou de livres ; et
tenir des registres financiers et caritatifs corrects.
Nos bases légales sont notre intérêt légitime à gérer l’association et à répondre
aux personnes qui nous contactent, ainsi que nos obligations légales en matière de
droit caritatif et fiscal. Pour les cookies d’analyse, notre base légale est votre
consentement, que vous donnez via la bannière de cookies et que vous pouvez retirer à
tout moment. Nous n’envoyons pas d’e-mails marketing ni de lettres d’information, et
nous n’utilisons pas vos données pour de la prise de décision automatisée ou du profilage.
5. Partage de vos données
Nous ne vendons ni ne louons jamais vos données personnelles. Nous ne les partageons que
lorsque cela est nécessaire avec les prestataires qui nous aident à fonctionner — par exemple
notre banque, PayPal et notre fournisseur de messagerie (Google) — ou lorsque la loi l’exige.
Certains de ces prestataires peuvent traiter des données en dehors du Royaume-Uni ; dans ce
cas, ils sont tenus de les protéger à un niveau équivalent à la législation britannique.
6. Durée de conservation
Nous ne conservons la correspondance par e-mail que le temps nécessaire au traitement de votre
demande. Les documents relatifs aux dons et à nos finances sont conservés pendant au moins
6 ans afin de respecter les obligations caritatives et fiscales britanniques,
après quoi ils sont supprimés ou anonymisés de façon sécurisée. Lorsque vous avez consenti à
l’analyse, Google Analytics conserve les données d’événements sous-jacentes pendant au maximum
14 mois, après quoi elles sont automatiquement supprimées ; les rapports
agrégés et non identifiants peuvent être conservés plus longtemps.
7. Vos droits
En vertu du droit britannique, vous avez le droit de :
demander une copie des données personnelles que nous détenons vous concernant ;
demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;
demander la suppression de vos données, ou en limiter ou contester l’utilisation ;
demander le transfert de vos données à un autre organisme ; et
retirer à tout moment un consentement que vous avez donné.
Pour exercer l’un de ces droits, écrivez-nous à
tolnoeducation@gmail.com. Nous répondrons dans un délai d’un mois.
8. Réclamations
Si vous avez une préoccupation concernant la façon dont nous traitons vos données, contactez-nous
d’abord afin que nous puissions y remédier. Vous avez également le droit de déposer une réclamation
auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO), l’autorité britannique de protection des données,
sur ico.org.uk ou au 0303 123 1113.
9. Sécurité de vos données
Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos données personnelles et prévenir tout
accès non autorisé, perte ou usage abusif. Aucune méthode de transmission sur Internet n’est
totalement sûre, mais nous nous efforçons de protéger les informations limitées que nous détenons.
10. Enfants
Ce site ne s’adresse pas aux enfants et nous ne recueillons pas sciemment de données personnelles
d’enfants par son intermédiaire. Si vous pensez qu’un enfant nous a transmis des données
personnelles, contactez-nous et nous les supprimerons.
11. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Toute modification sera publiée sur
cette page avec une date de « dernière mise à jour » révisée ci-dessus.
12. Nous contacter
Tolno Education Trust — association caritative n° 1205943 (Angleterre & pays de Galles)
